Microsoft sta evolvendo Copilot in SharePoint in uno strumento che non si limita a rispondere alle domande, ma aiuta anche a creare documenti, avviare processi ripetitivi e utilizzare la conoscenza aziendale in modo più strutturato.
Copilot in SharePoint: sempre più vicino all’automazione quotidiana del lavoro sui contenuti
Da anni SharePoint è uno degli ambienti principali per l’archiviazione di documenti, procedure, elenchi, pagine e risorse di conoscenza aziendali. Con l’evoluzione di Microsoft 365 Copilot, tuttavia, il suo ruolo sta iniziando a cambiare. Non è più solo un repository di file, ma sempre più spesso uno spazio in cui l’intelligenza artificiale aiuta gli utenti a reperire più rapidamente le informazioni, creare contenuti, sintetizzare materiali ed eseguire attività ripetitive.
I più recenti annunci di Microsoft relativi a Copilot in SharePoint indicano una direzione chiara: l’azienda vuole consentire agli utenti di creare skill personalizzati, utilizzarli in diversi contesti di lavoro e misurarne la qualità prima di renderli disponibili su più ampia scala. Per le organizzazioni, ciò significa poter standardizzare il lavoro con documenti e conoscenza senza dover sviluppare da zero soluzioni complesse.
Cosa sono gli skill personali in Copilot in SharePoint?
Gli skill in Copilot in SharePoint sono istruzioni salvate o insiemi di passaggi che aiutano Copilot a eseguire attività ripetitive in modo più prevedibile. Possono includere, ad esempio, la creazione di sintesi di documenti, la preparazione di report secondo uno schema definito, l’analisi dei materiali alla ricerca di rischi o l’organizzazione dei contenuti in base agli standard aziendali.
La novità sono gli skill personali, che non sono associati esclusivamente a un singolo sito SharePoint. L’utente può creare uno skill una sola volta e utilizzarlo successivamente in diversi siti SharePoint e in OneDrive. In questo modo, il proprio metodo di lavoro, il formato documentale preferito o lo standard aziendale di comunicazione possono “seguire” l’utente ovunque si trovino i materiali necessari.
Perché è importante per le aziende?
In molte organizzazioni, oggi la sfida principale non è la mancanza di strumenti, ma l’assenza di coerenza. Lo stesso tipo di documento può essere preparato in vari modi, i report differiscono nella struttura e la conoscenza di progetto è dispersa tra raccolte documenti, team e cartelle. Gli skill personali possono contribuire a ridurre questa incoerenza, perché consentono di consolidare un metodo operativo collaudato e riutilizzarlo più volte.
Per i reparti marketing, vendite, HR, finanza, legale e operations, questo significa un utilizzo più pratico dell’AI. Invece di scrivere ogni volta un prompt articolato, l’utente può avviare uno skill preparato in precedenza, che sa quale forma deve assumere il risultato: un briefing per il management, il riepilogo di una riunione, l’analisi di un’offerta, la descrizione di un prodotto, una checklist di conformità o una bozza di comunicazione per i clienti.
Esempi di utilizzo di Copilot in SharePoint
- Briefing executive: creazione automatica di una breve sintesi di un documento lungo con le decisioni principali, i rischi e i passaggi successivi.
- Revisione dei contenuti marketing: analisi dei materiali in termini di conformità alle linee guida del brand, linguaggio orientato ai benefici e coerenza della comunicazione.
- Report di progetto: preparazione di uno stato di avanzamento periodico del progetto con informazioni su progressi, blocchi, responsabili delle attività e scadenze.
- Analisi dei documenti legali: identificazione di potenziali rischi, elementi mancanti o sezioni che richiedono ulteriori verifiche.
- Organizzazione della conoscenza: creazione di sintesi, checklist e risposte alle domande sulla base dei documenti archiviati in SharePoint.
Valutazione della qualità degli skill: un passo verso un’AI più affidabile
Una delle novità più interessanti è la possibilità di migliorare gli skill mediante test, criteri di valutazione e cambiamenti misurabili. In pratica, questo significa che le organizzazioni possono verificare se uno skill genera effettivamente risultati migliori prima di implementarlo più ampiamente in un team o in un reparto.
Questo è particolarmente importante negli ambiti in cui conta la precisione: compliance, settore legale, comunicazione esterna, analisi delle offerte, assistenza clienti o reporting direzionale. L’AI può accelerare il lavoro, ma solo la combinazione di automazione e valutazione della qualità offre alle aziende un maggiore controllo sul modo in cui vengono creati contenuti e decisioni di supporto.
Cosa significa per l’IT e gli amministratori?
Lo sviluppo degli skill in SharePoint non dovrebbe essere considerato esclusivamente una nuova funzionalità per gli utenti finali. È anche un tema per gli amministratori Microsoft 365, i proprietari dei dati e i team responsabili della governance. Gli skill operano in base alle autorizzazioni dell’utente, ma richiedono comunque un approccio ponderato all’accesso ai dati, alle etichette di riservatezza, alla conservazione, all’audit e alla qualità delle fonti.
Le aziende che desiderano utilizzare efficacemente Copilot in SharePoint dovrebbero quindi preoccuparsi non solo delle licenze, ma anche dell’ordine nelle raccolte documenti, dell’aggiornamento dei contenuti, delle autorizzazioni appropriate e di regole chiare per la creazione e la condivisione degli skill. Quanto più il livello dei dati è ben predisposto, tanto maggiore sarà il valore ottenuto dall’AI.
Come preparare l’organizzazione a Copilot in SharePoint?
- Identifica i processi ripetitivi di gestione dei documenti. Seleziona le attività che impegnano regolarmente il tempo di più persone, ad esempio report, briefing, riepiloghi o revisioni dei contenuti.
- Definisci standard di qualità. Stabilisci le caratteristiche di un buon risultato: struttura, tono, lunghezza, elementi richiesti e criteri di valutazione.
- Organizza le fonti di dati. Verifica che i documenti in SharePoint siano aggiornati, descritti correttamente e accessibili solo alle persone autorizzate.
- Inizia con un progetto pilota. Testa le skill con un singolo team o processo prima di estenderne l’adozione.
- Misura i risultati. Analizza se Copilot riduce i tempi di lavoro, migliora la coerenza dei documenti e limita il numero di revisioni.
Copilot in SharePoint si sta evolvendo in uno strumento in grado di ottimizzare concretamente il lavoro quotidiano con documenti, conoscenze e processi. Le skill personali rappresentano un passo importante verso un’automazione più personalizzata e ripetibile. Per le aziende, ciò significa l’opportunità di aumentare la produttività, migliorare la coerenza del lavoro e utilizzare in modo più efficace le risorse archiviate in Microsoft 365.
FAQ
Che cos’è Copilot in SharePoint?
Copilot in SharePoint è una funzionalità di Microsoft 365 Copilot che aiuta gli utenti a lavorare con i contenuti archiviati in SharePoint. Può essere utilizzato, tra l’altro, per porre domande sui documenti, creare pagine, riepilogare informazioni, generare report e avviare processi ripetitivi utilizzando il linguaggio naturale.
Cosa sono le skill di Copilot in SharePoint?
Le skill sono istruzioni salvate per Copilot che consentono di eseguire attività ripetitive secondo modalità definite. Possono aiutare, ad esempio, a preparare report, riassumere documenti, analizzare contenuti o applicare gli standard aziendali di comunicazione.
Qual è la differenza tra le skill personali e le skill associate a un sito?
Le skill personali possono essere utilizzate in diversi siti SharePoint e in OneDrive, pertanto l’utente non deve ricrearle da zero in ogni ambiente di lavoro. Sono utili quando una persona utilizza regolarmente lo stesso formato per report, briefing o analisi in progetti diversi.
Le skill di Copilot in SharePoint ampliano l’accesso ai dati?
No. Le skill non devono estendere le autorizzazioni dell’utente. Copilot opera nell’ambito degli accessi già disponibili per la singola persona. Per questo è essenziale gestire correttamente autorizzazioni, etichette di riservatezza e struttura dei documenti in SharePoint.
Per quali reparti Copilot in SharePoint può essere particolarmente utile?
I team che lavorano intensamente con documenti e conoscenze possono ottenere il massimo valore: marketing, vendite, risorse umane, finanza, legale, compliance, assistenza clienti, IT e reparti operativi. In questi ambiti, la ripetibilità dei processi e la coerenza dei contenuti sono particolarmente importanti.
🚀 Vuoi saperne di più sull’offerta AI di Microsoft? Il nostro team di esperti sarà lieto di rispondere alle tue domande e di aiutarti a scegliere la soluzione più vantaggiosa:
Ti invitiamo anche a visitare il nostro sito web, dove troverai maggiori informazioni sui prodotti. Scopri di più: MICROSOFT
